Accesso agli atti

* Tali recapiti devono essere utilizzati anche per ottenere informazioni relative ai procedimenti in corso.

A COSA SI PUÓ ACCEDERE
Il diritto di accesso riguarda i “documenti amministrativi”, cioè ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica, o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi a uno specifico procedimento, detenuti dal Comune e concernenti attività di pubblico interesse sia di natura pubblicistica che privatistica.
Un particolare tipo di documento amministrativo è costituito dagli “atti del Comune”, cioè dai provvedimenti emessi dal Comune (deliberazioni, determinazioni, ordinanze, autorizzazioni, concessioni, permessi a costruire ecc.) che sono definiti pubblici dai Regolamenti e dal T.U. 267/2000 sull'ordinamento degli enti locali.

CHI PUÓ PRESENTARE LA DOMANDA: gli interessati
- Il diritto di accesso può essere esercitato dagli "interessati", cioè da tutti i soggetti privati, compresi quelli portatori di interessi diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso;
- l'interesse diretto non è necessario per accedere agli atti del comune.

IN QUALI CASI SI ACCEDE AGLI ATTI SENZA BISOGNO DI PRESENTARE LA DOMANDA SCRITTA: l'accesso informale
In alcuni casi è possibile ottenere i documenti con una semplice richiesta verbale. Si tratta del cosiddetto "accesso informale", che può essere sempre utilizzato per vedere o estrarre copia degli atti del Comune (deliberazioni, determinazioni, ordinanze, autorizzazioni, concessioni, permessi a costruire ecc.) e, in alcuni casi, anche per i documenti amministrativi, in particolare quando non esistono controinteressati e non ci sono dubbi sul fatto che il richiedente possa far valere un interesse diretto collegato al documenti. In quest'ultimo caso però il responsabile del procedimento può sempre chiedere che venga compilata la richiesta formale.

COME COMPILARE LA DOMANDA: l'accesso formale
La domanda può essere compilata utilizzando il modello allegato.

ALLEGATI ALLA DOMANDA
Non sono previsti allegati alla domanda ma il richiedente deve dimostrare la sua identità, anche allegando la fotocopia di un documento.

COME PRESENTARE LA DOMANDA
La domanda può essere consegnata al Comune in uno dei seguenti modi:
- direttamente, consegnandola all'Ufficio Protocollo durante gli orari di apertura al pubblico;
- tramite fax;
- tramite posta (ordinaria - in questo caso non c’è garanzia di ricevimento - o raccomandata);
- tramite posta elettronica “semplice”, all'indirizzo dell'ufficio di riferimento o del Comune, se firmata digitalmente, oppure se scansionata con allegata la copia del documento di identità (in questo caso non c’è garanzia di ricevimento);
- tramite PEC all'indirizzo PEC del Comune interessato se firmata digitalmente, oppure se scansionata con allegata la copia del documento di identità, in questo caso l'invio ha lo stesso valore di una raccomandata AR.

ISTRUTTORIA
Dal momento del ricevimento della domanda l'ufficio ha 30 giorni di tempo per concludere il procedimento.
Il responsabile verifica completezza e regolarità della domanda e chiede l’eventuale integrazione entro dieci giorni. I termini del procedimento ricominciano a decorrere da quando la richiesta corretta arriva al protocollo del Comune. Il responsabile procede poi all’istruttoria, verificando:
- la presenza del documento richiesto;
- la presenza di una motivazione sufficiente, cioè che risulti chiaro, e sia desumibile dalla domanda, l'interesse diretto, concreto, attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata;
- che il documento non ricada fra quelli esclusi;
- la presenza di controinteressati, cioè di soggetti che dall’esercizio del diritto di accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza.
Se il responsabile del procedimento accerta la presenza di controinteressati deve inviare loro la copia della domanda di accesso agli atti, dando agli stessi la possibilità di presentare, entro 10 giorni, motivate opposizioni al rilascio del documento. Se i controinteressati rispondono chiedendo di sottrarre l’atto all’accesso, il responsabile procede a una valutazione comparata degli interessi e decide in merito, se invece i controinteressati non rispondono entro i termini, procede con l’istruttoria.
Terminata positivamente l’istruttoria, il responsabile del procedimento conclude la procedura trasmettendo copia del documento richiesto o chiedendo all'interessato di passare in ufficio per ritirare le copie o visionare i documenti. Per il rilascio di copie è previsto il rimborso dei costi di riproduzione. Nel caso in cui vengano richieste copie conformi all’originale, le stesse vanno rilasciate in bollo, salvo esenzioni.
Se l’istruttoria si conclude negativamente, il responsabile invia un provvedimento in cui motiva le ragioni del diniego, indicando la possibilità di ricorrere al Segretario del Comune al quale è rivolta la domanda entro 15 giorni oppure al TAR entro 30 giorni.
Nel caso in cui ci siano interessi che devono essere temporaneamente salvaguardati, ad esempio in fase preparatoria, il responsabile del procedimento può procedere al differimento dell’accesso, ad esempio in caso di appalti, concorsi , prove selettive, controlli, in questo caso l’istruttoria si conclude temporaneamente con il provvedimento di differimento, che ne indica la durata.

ATTI ESCLUSI
Gli atti esclusi dal diritto di accesso sono menzionati all'articolo 45 del regolamento comunale del comune di Sauris, fra questi ricordiamo:
- i documenti oggetto di segreto di Stato;
- gli atti concernenti procedimenti tributari;
- gli atti concernenti l'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione;
- i documenti che riguardano la salvaguardia dell'ordine pubblico e la repressione dei reati;
- gli atti che che contengono informazioni di carattere psico-attitudinale relative a terzi in procedimenti selettivi;
- le annotazioni, gli appunti, le bozze preliminari di provvedimenti non ancora approvati fino alla sottoscrizione;
- le proposte di deliberazione del Consiglio fino al momento del deposito.

COSA FARE SE L’UFFICIO NON RISPONDE
Se il Responsabile del Procedimento non risponde alla richiesta di accesso agli atti entro trenta giorni si viene a formare il cosiddetto "silenzio - diniego", che consente al cittadino di ricorrere al Segretario del Comune al quale è rivolta la domanda entro 15 giorni oppure al TAR entro 30 giorni.
Il cittadino può inoltre chiedere al Segretario Comunale di Forni di Sopra di concludere il procedimento avvalendosi del potere sostitutivo in caso di inerzia per mancata o tardiva emanazione di provvedimenti nei termini da parte dei responsabili inadempienti che gli è stato conferito dalla Giunta Comunale.

DIRITTO DI ACCESSO PER I CONSIGLIERI COMUNALI
I consiglieri comunali hanno diritto di ottenere dagli uffici del Comune tutte le notizie e le informazioni in loro possesso utili all’espletamento del loro mandato;
Il diritto di accesso ai consiglieri è gratuito, salvo i casi di piani urbanistici, progetti ecc. che comportino un costo di riproduzione troppo elevato, in questo caso vengono richieste le spese di riproduzione.
I consiglieri comunali possono richiedere l'accesso agli atti utilizzando il modello di domanda allegato.